- 18 agosto, 2021
- Posted by: Adriana Ruiz
- Categoría:
BUFETE ALVAREZ ABOGADOS
1. OBJETIVO DEL PUESTO: FUNCIONES SECRETARIALES Y RECEPCIÓN
2. NIVEL DE LA ESTRUCTURA: 2do. nivel
2.1. Puesto al que le reporta: Gerente General
2.2. Puestos que le reportan: No aplica
3. FUNCIONES DEL PUESTO
• Atención personalizada a clientes
• Atención telefónica
• Coordinación de agenda: citas – recordatorios y plazos
• Recepción, archivo y revisión de documentos – expedientes y protocolos • Planificación y coordinación de las actividades generales de la oficina, personal y servicios • Redacción de reportes, correos electrónicos y documentación contable.
4. REQUISITOS Y ESPECIFICACIONES PARA EL DESEMPEÑO DEL PUESTO
Grado académico:
Secretariado-recepcionista
Nivel:
secretariado-recepcionista completo
Exigencia:
Experiencia en labores de asistencia a abogados y notarios
Idioma Extranjero: Ingles
Dominio: Básico
Exigencia:
Experiencia: Mínimo tres años de experiencia con abogados y notarios
Conocimientos:
• Microsoft office
• Poder Judicial, sistema de Consulta en Línea
• Master Lex
• Registro civil –
• Registro público
• Manejo y coordinación de citas y agendas
• Archivo (electrónico y físico)
• Manejo de Centrales telefónicas
• Conocimientos básicos generales de la función judicial y notarial
Capacidad Mental – Manual – Habilidades y Destrezas requeridas para el puesto:
COMPETENCIAS:
• Personalidad estructurada: organizada, metódica y detallista
• Proactiva, resolutiva y autónoma
• Excelente presencia y modales
• Gestión del tiempo
• Responsable
• Capacidad para trabajar en equipo
• Vocación de servicio
• Compromiso con el trabajo y el despacho
• Habilidades en lenguaje oral y escrito (tanto en fluidez como en claridad)
•
5. RESPONSABILIDADES:
• Atención telefónica de central y WhatsApp institucional. Tomar nota de mensajes, recordatorios, solicitudes. Huella escrita de TODO
• Atención al cliente: evacuación de dudas, consultas y solicitudes. Atención personalizada en despacho
• Manejo de agenda: coordinación de citas, anotación de reuniones, juicios, entrega de documentos, fijación de plazos y recordatorios.
• Archivo: de documentos electrónicos, documentos físicos, expedientes, facturas y documentación en general. MUCHO ORDEN
• Asistencia contable (facturación) recaudación de documentos
• Asistencia en gestión y funcionalidad para eje de todo el despacho, Dirección de equipos y distribución de documentación, recordatorio de entrega de documentos, plazos, reuniones y gestiones a entregar o recibir.
6. CONDICIONES DE TRABAJO:
Tipo de ambiente:
Oficinas centrales de Bufete Álvarez Abogados – HEREDIA centro.
7. HORARIO DE TRABAJO:
Disposición: lunes – viernes 8-12 y 1:00 – 5:30.
10. SALARIO:
A convenir según experiencia y capacitación